セルマネジメントのあれこれ

時間管理アプリMyStatsを使って自分の時間の使い方を管理する

自分の時間の使い方を把握している人がどれくらいいるでしょうか。限りある人生の時間という資源を最大限有効活用するために時間管理アプリを使ってみました。

1.なぜ時間を管理するか

自分が一体どんなことにどれだけの時間を割いているのか、時間を管理することができれば、1日の時間の使い方の現状が把握できます。

そしてそれが自分の目指すべき目標に対して理想的なものになっているかどうかを知ることができます。まるで時間が無限にあるかのように時間を無駄かあるいは非効率に使ってしまっている人は少なくないのではないでしょうか。

僕自身、1日の中で何に対してどのくらいの時間を使ったかを記録し続けているのですが、思いの外、非生産的なことに時間を使っていたり、重要でないことに時間を使っていることがわかり、改善を続けています。

時間の管理はなかなか難しくて、どうしても周囲の人たちの動きによって自分の消費する時間が変わってきたり、よくわからない誘いにのっかったがゆえに時間の浪費になったりすることもありますが、時間を管理し続けると自分の消費時間の質に意識が向くようになるので、時間の使い方を改めることができると思います。

また、自分の時間を無駄に消費しているものが何なのか、そういったことも見えてくるのではないでしょうか。

2.時間管理アプリMyStatsで何の時間を管理するか

僕はMystatsという時間管理アプリで時間を管理しています。

管理といってもTODOリストやそれらに目標時間と成果時間を紐づけるようなものではなく、単純に自分が今日何にどれだけの時間を費やしたかを記録していくだけのシンプルなものです。どの分野の時間を管理するかは管理する目的に応じてそれぞれ決めていけばいいと思います。

1日の全ての行動を管理することもできますし、仕事の内訳などに絞って管理することもできます。

1日全ての行動を管理する場合は、自分のライフスタイル全体を時間という観点から俯瞰してみることができます。

仕事・娯楽・睡眠・移動時間など大きなカテゴリーで消費時間と消費時間帯をみることができるので、生活習慣を見直すに良いデータがとれるかもしれません。この方法で記録した人が、1日の中に占める“移動時間”が非常に多いことに気づき、移動時間を有効に使うことで24時間をより効果的に使えるよう改善したそうです。

仕事の内訳に絞って管理する場合は、会議・事務処理・制作・営業など仕事を細かいカテゴリーにわけて時間を計ることができるので、収益に直接つながる仕事時間がどのくらいの割合になっているか、営業の工数対効果はどうかなどみることができます。

ちなみに僕は仕事の内訳に絞って時間管理をしていますが、収益に直接つながる時間の割合が少ないこと、それから直接収益につながる仕事を可能な限り増やした場合、時給に換算した自分の標準収益から計算すると、一ヶ月で稼げる金額のマックス値がどのくらいであるかが明らかになりました。

そして「あれ、自分の目標に届かないな…」となっているのでそもそものビジネスモデルなども含め改善中です。

僕がこのアプリで見ていることは大きく2つあって、一ヶ月の目標仕事時間と、月にそれぞれどんな仕事に時間を使っているのかです。

2-1 一ヶ月の目標仕事時間

前に任務の記事を書きましたが、僕は一ヶ月でどのくらいの時間仕事をするか目標を決めています。

もちろん大事なのは成果物で、それも管理していますが、自分の場合は◯◯時間という目標を決めるとそれに向かってひたすら頑張れる性質があるので、自分にはそれが合っていると思い、このアプリで一ヶ月の目標時間を管理しています。

割と厳しい時間を目標においていますが、日々目標に対してプラスだったかマイナスだったか、見ていると意地でもプラスにしてやろうという気になって、仕事時間をつくる努力をするようになりました。

仕事に関する書籍を読む時間も仕事時間に入れていますが、昔は移動時間は休憩だと思いぼーっとしていたのが、今は本を手放しませんし、場所によっては歩きながらでも本を読みます。

お店の待ち時間は本を読むか、メールを返すかをしています。移動準備も以前より時間を短くできるように意識していますし、目標達成できそうにないときは、ご飯の準備から片付けまでが半端なく早いです。もちろん、メリハリつけて休むときは休みますが。だいぶこのアプリのおかげで時間に対する意識が変わりました。

2-2 月にそれぞれどんな仕事に時間を使っているのか

先述しましたが、僕は仕事の内訳に絞った時間管理をこのアプリでしていますし、それによって収益に直接つながる時間の割合が案外少ないことに気づき、その上、マックス頑張って月に稼げる金額はだいたい把握できたので、なんとかせねば…と思っています。こういうデータは(少なくとも個人事業としては)事業計画を立てるときにも有効です。

例えば新規事業をやる際に、月当たりにどれくらいの時間が準備に割くべきかを決めたら、他の余った時間でこなせる仕事量からその月のマックス収益が見えてきます。

どれだけ仕事を取ってOKかがわかります。仕事がありすぎると逆に新規事業の進行に支障がでますので、この辺の時間見積もりは重要だと考えています。

新しいスキルを身につけたり、情報を得るための読書時間も必要でしょうし、全体的なバランスを見ながら計画を立てる際に、こうしたアプリで過去の実績から分析して見通しを立てることができるようになるので、より現実的な計画に繋がりやすいと思います。

3.このアプリのいいところ

シンプルでわかりやすいです。何にどれだけの時間を割いたかが、一発でわかりますし、全体の消費時間に対する各項目の割合も円グラフで一発でわかります。1週間の消費時間を時間割のような形で俯瞰してみる機能もあります。自分の時間の使い方をデータに基づき客観的に把握しやすいようになっています。

4.MyStatsのイメージ画面

使い方は公式サイト(http://www.mystats.net/jpn/)にお任せします。ダウンロードしてちょっといじくっているだけでも正直簡単に使えます。公式サイトには、使い方だけではなく、ここでは触れていない様々な機能の紹介も掲載されていますので、確認してみください。

僕のスマホ画面の一部をキャプチャしたので、一部イメージ画像を交えながら簡単に説明します。

S__11280388マイスタッツ

僕は仕事時間の内訳をこのアプリで管理しているので、円グラフはそれぞれの仕事時間の内訳ですね。円グラフなので単位が%になっていますが、実際に各カテゴリーが何時間かを見ることはもちろんできます。

赤の45%が最大になっていますが、実はこれは、今後お金にしていく現在準備期間中の新しいビジネスに割いている時間です。青の6%はそのために必要な情報を収集している時間なので、合わせると約50%です。これは先月の統計なのですが、一ヶ月の半分近くをここに集中しています。今月はこれを70%ぐらいまで引き上げるつもりです。

一ヶ月でトータルの仕事時間はそんなに変動しませんし、だいたい現在やっている他のプロジェクトが月にどのくらいの時間を取られるかもわかるので、新規ビジネスに割けるマックス時間、割合もだいたいわかります。

そして日々この円グラフが更新されていくのを見ながら、想定しているバランス通りになっているのか、ずれてきているのかが直感的にわかります。そうすると、もう少しこの仕事はピッチをあげないと他の仕事に影響が出そうだなとか、色々わかるようになります。

僕はこのマイスタッツを使っていて、この直感的に仕事のバランスがおかしくなっていないか把握できるところが一番気に入っています。

もう一つの時間割みたいになっているイメージですが、これは仕事に一区切りつくごとに入力しています。細かい休憩時間とかも把握できるので自分に対してスパルタになれます。

だらだらやっていると長時間仕事をしていても意外と休憩やボーっとしている時間が多かったりします。このアプリで管理するようになってからは、より休憩時間にシビアになれたと思います。

ちなみにこのMyStats、時間管理アプリとして紹介していますが、体重管理や体脂肪管理など、自分で決めた項目に対して数値を入力することで、日々の変化を折れ線グラフにして表示してくれます。複雑な機能がないだけに、人それぞれに応じた使い方ができるので試してみてください。



プロフィール

田中亮行
田中亮行
「やりたいことをやれる自分になりたい」そのために必要なことが“セルフマネジメント”だと考え、日々研究するようになりました。このブログはそんなセルフマネジメントについてアウトプットする場として作りました。
普段は企業のホームページのコンサルティングやデザイン・開発をしています。
ソーイ株式会社 代表取締役
詳しいプロフィールはこちら