フリーランスとセルフマネジメントby アキユキ

フリーランスのお役立ちブログ+モチベーションを高く維持するためのセルフマネジメント術

作業効率化のための小技やタスク管理方法8選

作業の効率化を考えて実践している人と、考えていない人とでは仕事のスピードが全然違います。

常に効率的な仕事を心がけている人から見ると、「その仕事、もっと効率化できるよ」ということが結構あります。知らなかった人は、教えてもらって初めて「そんなやり方あるんだね」となります。

でもこういうことは、普段からどうしたらその仕事を効率的に終わらせることができるのかを工夫する癖をつけていれば、意外と効率化の方法を気づけるものです。

作業を効率化できている人とそうでない人で生産性がまるで違いますので、ぜひこの機会に作業効率化について見直してみて下さい。

この記事では、作業効率化のための小技やタスク管理方法について8つご紹介します。人それぞれ仕事によって効率化の方法も異なると思いますので、この8つを参考に、さらに自分の仕事の効率化も工夫できないか考えてみて下さい

1.Goolge日本語で入力作業を爆速にする

Google日本語をご存知でしょうか。キーボードでうった日本語の変換サポートをしてくれるアプリです。日本語の入力がこれでとても早くなります。自分がうった言葉を学習して変換のサポートをしてくれるので、実際に使ってみるとわかるのですが、

キーボードをうつ回数が激減します。

よく使う住所や電話番号、“お世話になります。”などの挨拶文は単語登録で一発で出すこともできるので、それもよく使います。

Google日本語は他にもある変換サポートのアプリに比べて優れていて、評判もいいのでまだアプリを入れていない人はぜひ入れましょう。

2.朝やるべきことと昼以降にやるべきことを分けておく

朝は一番集中できる時間帯です。昼はお昼ごはんを食べた後は眠くなりがちだったり、夕方は疲れ気味になります。

つまり朝、昼、夕で同じ人間でも出せる能力が異なります。朝の集中できる時間帯は考える系の仕事をして、夕方は疲れていてもできる仕事をやるといったように、自分のバイオリズムやモチベーションの変化に応じて仕事を振り分けるやり方があります。これをやるためには仕事の仕分けをしておくと良いです。

集中力がある時にやるべきこと、疲れている時でもできること、他にも移動中でもできること、などですね。1日を通して自分をフル活用できるようになります。

3.“とりあえずやる”の仕事はやらない

忙しい時に何か仕事がふってくると、とりあえず“仕事をやった感”を出すために“とりあえずやる”の仕事がありませんか?

細かいところでいうと、取り急ぎのメール返信や、取り急ぎのラフ資料の提出などですね。「とりあえず一旦これで出します」といってやる仕事は結局後で100%やり直しになります。忙しいのにそれをやったら単純に仕事が増えるだけですよね。1通の返信で良かったメールを取り急ぎのメール返信をすることで2通になります。

資料も中途半端に作って一旦ここまでで出します、とするとどうせまた後で再提出になるので、提出の手間やまた全体を見直す時間が2重にかかったりします。

“とりあえずやる”の仕事はやめましょう。

4.報告系の仕事は“伝わればいい”程度で終わらせる

特に社内報告の資料はそうだと思いますが、無駄に報告書をデザインする必要はありません。細かいところも気にする必要はありません。必要なことがしっかり伝わればそれで問題ないので、それ以外のところで時間を取るのは辞めましょう。もちろんテンプレート化できるものは積極的にテンプレート化していきましょう。

5.仕事をやる前に一瞬手を止めて便利なツールや手段がないか探してみる

手を動かしていると仕事をやっている気になるものですが、一瞬手を止めて考えてみましょう。

  • それは本当に効率的なやり方か?
  • 何かツールで解決できないか?

以外と「そんなのツールで一発でできるのにな」ということを手作業でやっている人はいます。知っているかどうかの世界なので、知らないと損します。

忙しいとこういうツールを探したり、手段を考えたりすることの時間がもったいなく感じる気持ちはすごくよくわかります。ただ、一度効率化すれば後々も含めてすごく楽になるのにそれを知ろうとしないのはもったいないですよね。

まずは、一旦手を止めて考えてみましょう。

6.デュアルディスプレイにする

モニターを2台繋げて作業をすると効率化できますし、作業ストレスもだいぶ減ります。デザイナーやエンジニアは色んな画面を開く関係で大抵モニター2台で仕事をやりますが、それ以外の職種でもモニターが2台あればかなり便利です。

片方の画面で資料を見ながらもう一方の画面で作業をするといった感じですね。

モニターは1万円もあれば大きめのサイズのものがゲットできますので、費用対効果もいいです。

7.超便利!ダブルクリックとトリプルクリックでの文字選択

意外と知らない人も多いダブルクリックとトリプルクリック。試しにこの文章の上でダブルクリックしてみて下さい。

ちょうどキリがいいところで文字が選択されませんか?そして今後はトリプルクリックしてみて下さい。文章全体が選択されますよね?

本来はいちいち文章の始点から終点までをドラッグする必要がありますが、もうその必要はありません。

ダブルクリック、トリプルクリックで一発選択できます。超便利なので覚えておきましょう。

8.様々なショートカットを作っておく

ここでいうショートカットは2種類あって、1つはキーボードのショートカット、もう1つはフォルダアクセスのショートカットです。

キーボードのショートカットでよくあるのはコピー・アンド・ペーストや全選択のショートカットですね。これは絶対使えるようになりましょう。また仕事でPhotoshopなど色んなツールを使う人は各ツールの中でショートカットがありますので、いちいちこの作業面倒だなと思ったらショートカットできないか調べてみて下さい。

大抵のものはショートカットできるようになっています。

また、フォルダアクセスのショートカットはよく使うフォルダに一発でアクセスできるようにショートカットを作っておくということですね。僕も仕事でよく使うフォルダは一発でアクセスできるようにしています。

まとめ:仕事を効率化しない手はない

冒頭にも書きましたが、作業の効率化は仕事の生産性に直結します。同じ24時間を過ごすなら生産性が高い側の人間でいたいですよね。そして仕事の効率化はそんなに難しいことではありません。つまり仕事を効率化しない手はありません。

今日ご紹介した8つを参考にしていただき、各々の仕事の中でこのような効率化ができないか、色んな工夫を考えてみて下さい。



プロフィール

田中亮行
アキユキ

フリーランスWebデザイナー・エンジニア歴6年。主に企業のホームページの企画・デザイン・開発をしています。

ここでは自分の経験から感じたフリーランスにとって役立つ情報を発信しています。また、「やりたいことをやれる自分になりたい」そのために必要な“セルフマネジメント”についても執筆しています。フリーランスとしての生き方にも関係してくることが多いので参考にしてもらえたら嬉しすです(´ε` )

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