フリーランスとセルフマネジメントby アキユキ

フリーランスのお役立ちブログ+モチベーションを高く維持するためのセルフマネジメント術

【手帳術】毎日を最高パフォーマンスで生きるための手帳の使い方

ビジネスマンのほとんどが手帳を使い、仕事のスケジュールを管理しています。

常に手帳を携帯し、予定をチェックしたり、思いついたアイデアを書き込んだり、打ち合わせのメモに使ったりなど、その用途は様々ですが、おおよそ手帳というのは予定とメモに使われることが多いですよね。

一方で、フランクリン・プランナーのシステム手帳のように、

自分の人生の目標やあり方を自分のそれぞれの生活行動単位(仕事や家族など)に落とし込み明文化し、いつも肌身離さないように管理することで、仕事のための手帳ではなく、自分の人生を管理するように工夫された手帳もあります。

そういう手帳は昔と比べて増えてきたように思います。毎年、“夢を叶えるための手帳”というような位置付けの手帳が出ていますよね。

自分の夢を明確に描くことからはじまり、それらを実現するためにやることをリストアップしたり、会いたい人リストをつくるなどして、その手帳をつねに肌身離さないようにすることで、自分の行動を変えていこうというものです。

このように手帳の使い方は大きく変わってきました。

なぜ手帳の使い方が大事なのか

もはや手帳は仕事の管理という枠組みを超えて、

どう自己実現するかということにフォーカスしたもの

になってきています。

自分の人生の目標も明確になっていないまま、ひたすら走り続けても、仕方がないわけです。人生の目標が明確になっていれば、やることが明確になりますし、自分の時間をそこに向けて全力投球できます。

だから自分の人生に向き合うためのツールと時間が必要です。
手帳はそのような役割を果たすツールとしても使うことができます。だからこそ手帳の使い方は大事なんです。

この記事では、どう自己実現するかにフォーカスした手帳の使い方を8つご紹介します。

手帳で何をするのか

では一体手帳で何をすべきかをまず考えてみましょう。それは

毎日を生産的に生きるために時間を管理する

につきると思います。

ちょっと考えてみてください。

  • なんとなく目の前の仕事や楽しみをこなす毎日
  • 自分の目標を明確に描き、それに対して本当に必要なことだけしかやらない毎日

どちらが生産的であり、意味があり、自分にとって楽しい生き方でしょうか。誰しも後者を選ぶと思います。

本当に必要なことだけをやる毎日、そんな生き方を実現するためにこそ手帳はあるべきだと思います。

世の中、悲しいですが、できる人間、できない人間に分かれます。

できる人間はしっかり自己管理ができ時間を大切にし、今この一瞬を価値ある一瞬にしようと適切な努力をする人

です。

僕は毎日が生産的で確実に前進できるよう、

“限られた時間を最高パフォーマンスで生きる”をテーマに手帳の使い方を考えてきました。

手帳を使いこなせるようになった先にあるもの

手帳を使いこなせるようになると、自分をうまく使いこなせるようになります。

自分をいかに効率よく動かせるか、そのための原則があります。

時間の使い方とか習慣とか、そういうのを意識して、自分がもっとも効率的に動くための原則を見つけましょう。

朝何時に起きて、夜何時に寝るのか、どういうタイミングで調子がよくなってどういうタイミングで調子が悪くなるのか、そういったことを自分で分析しながら習慣をつくっていき、手帳でそれらを管理すると自分をうまく使いこなすことができるようになります。

人それぞれ基本能力も性質も違いますから、自分の使い方をしっかりと把握して、トップスピードで自己実現していきましょう。

手帳を使いこなすことで、“限られた時間を最高パフォーマンスで生きる”ことができます。

では、手帳の使い方をご紹介します。

手帳の使い方

1.理想の人間像を書き込む

人生の目標設定で大切なのは何をやりたいかよりも、どんな人間になりたいのか?という理想の人間像をまず設定することです。例えば、

  • リーダーシップを発揮し、人に慕われる人間
  • やりたいと思ったことを実現するために常に行動を欠かさない人間
  • 誰もが自分の前では本音で話してくれるような、包容力のある人間

のような感じです。

人生の目標というと、何を成し遂げるか?といったことを先に考えてしまいがちですが、成し遂げるのは自分ですから、まずは自分がどうなるかを考えた方がいいです。

それから、

日本はすでにモノにあふれているのに、幸福感が低い人が大勢いるのは、自分が理想とする人間像を実現できていないからという理由

があると思います。
まずは手帳に自分が理想とする人間像を書き込み、いつでも確認できるようにしましょう。

2.何をやりたいのかを書く

理想の人間像を書いたら今度は何をやりたいのか、です。
これは今年1年何をやりたいかでもいいですし、この先3年で成し遂げたいことでもいいと思います。

ただ、目標はコンパクトに持つ方がいいので、大きなビジョンを持っている人でも今年1年で何をやるかぐらいのことは考えておいた方がいいです。ビジョンが大きすぎると1日1日の前進している実感も少なくなってしまうので、

いつでもポケットから取り出せるぐらいのコンパクトな夢

も同時にもつといいですよね。比較的にすぐに達成できるような夢のことですね。

それから個人的な考えですが、あまりにも未来の話、たとえば5年とか10年とかの話は、世の中どうなるかわかりませんし、自分で10年先の未来像をもっていても、実感がわかないと思います。

まずこの1年でなにをやりたいのかを考えて、そこで結果を出していくのがいいと思います。大抵のことって1年頑張ればそれなりに動きがあるものですしね。

3.ギャップを埋めるためにやらなくてはいけないことを書き出す

理想の人間像とやりたいことを書いたら、今度は現状とのギャップを書いておきましょう。

これは抽象的なことではなく、具体的に書いた方がいいです。

例えば、

理想の人間像:リーダーシップを発揮し、人に慕われる人間
やりたいこと:年内に今検討しているアプリをリリースして収益化

というのであれば、ギャップは以下のようなことが考えられます。

【理想の人間像と現状のギャップ】
飲み会をやっても人が集まらない。
Facebookなどで人脈はあるが、「この人がやるなら行ってみよう」という信頼性や影響力がない。自分の見せ方や発信力が課題。

【やりたいことと現状のギャップ】
具体的にアイデアは詰めているが、人や開発資金などの確保ができていない。プログラマーとデザイナー、アプリマーケットに詳しいマーケターが必要。

このギャップからやるべきことを明確にして、手帳にいつまでにやるか書き込みます。

まずはリーダーシップを発揮するための本を読むなら、本をいつまでに読み終えるかをかきます。いつ買うかではなく、いつ読み終えるかの方がいいですよ。

本を読んだら、その中で実践したくなることが出てくると思うので、それも手帳にかきます。

ちょっと余談ですが、僕の本の読み方をご紹介します。

本を読むと付箋つけたりする人多いですよね?
でも読み終えたあと付箋だらけになるし、結局それを見返すことってあまりないと思います。ただ、情報はインプットしたらアウトプットしないと身にならないわけです。

僕は、付箋を貼る際に、2種類の付箋を使っていて、

  • 一つは大切だなと思うところに
  • もう一つは、“読み終えたあとに絶対に実践しよう”と思うところに

貼ります。

そうやって付箋を張りながら本を読み終えてみると、

“絶対に実践する付箋”が僕の場合、5〜10枚ぐらい貼られるので、じゃそれをいつまでにやるのか?というのを手帳に書き込むわけです。

そうすると、ただ本を読んで終わることがなくなります。

話がそれましたが、

そうやってギャップを埋めるために何をやるか決めたら確実にやるように手帳にスケジュールとして書き込みます。

4.1日の習慣を決める

1日の時間割をつくって手帳に書き込みます。

これは自分のリズムをつくるためです。

大きくいうと、1日の始まりと終わりの時間を決めます。

僕だったら、

朝6時に起床、24時に就寝、というように1日の始まりと終わりを固定

しています。

そうすると1日の活動時間が18時間となり、1日の長さを時間としてしっかり管理できるようになります。決められた時間の中で結果を出そうとするマインドが身につきます。

これはとても重要な考え方です。

夜何時に寝てもOK、というようにしてしまうと、仕事が立て込んでいると、ついつい夜中も時間あるから夜中までやればいいや、という思考になりますし、それは仕事でなくても同じ。

そして朝が寝不足になったり、起きる時間が昼になったりして、リズムが狂います。リズムが狂ってしまうと、体調管理や精神管理がうまくいかなくなります。

それに朝遅く起きたときの罪悪感とか時間を無駄にした感じを体験したことがある人は少なくないでしょう。そういうのは結構引きずってしまうものです。

逆に朝しっかり起きて、1日のスタートダッシュを決めることができれば、精神的にも余裕が出てきます。始まりの時間と終わりの時間だけでなく、仕事時間と趣味の時間なども決めます。

例えば僕でしたら、

  • 24〜6時:睡眠
  • 6〜18時:仕事
  • 18〜21時:情報のインアウト(*後述:手帳の使い方7)
  • 21〜24時:趣味・瞑想・就寝準備

というように4分割しています。

細かく分けすぎると管理が難しくなりますので、大雑把にわけるところが一つのポイントです。

食事や休憩はどこかで適当にとります。こうやって時間を決めると、僕は18時までに仕事を終えなければいけないとなるわけです。

人は後ろの時間が決まっていないと、だらだら無駄な仕事や会議に時間をつかってしまいますので、それを防止するために、こういう時間を決めることはとても大切なことです。

時間割を作って手帳に書き込みましょう。

5.今日成し遂げることを書く

わかりやすく仕事にフォーカスして考えます。

僕の例でいうと6〜18時が仕事時間でした。その中で今日成し遂げることを書き出します。

ポイントは、「無駄なことはやらない」です。絶対にやらなければならないこと、やれば絶対に目標到達に近づけるものをピックアップしてやっていきます。

忙しいときはメール返信などは移動時間にまとめてやるなど、細かいところで時間を確保することも考えておきます。3つか4つぐらい、今日成し遂げることをひねり出して手帳に書きます。

これは緊急なことを書くわけではありません。緊急でも重要ではないことはやらなくてもいいことであることが多いですから、その辺の見切りはしっかりと。冒頭に書きましたが、手帳は“限られた時間を最高パフォーマンスで生きる”ために使うと考えます。

だから、6〜18時の仕事時間でやる仕事の中で無駄があってはなりません。

3つか4つ、人によっては数に差はあるでしょうが、書き出したら、それをしっかり時間内にやります。仕事をさっさと片付けるための一つのやり方として、しっかり時間を区切るという方法があります。

人には、時間があればあるだけその仕事をやってしまう、という法則があてはまります。

今日はまだあと3時間ある、となれば、一つの仕事をだらだらとやってしまうものですが、この仕事は1時間で終わらせると決めていれば、だらだらやることはありません。

時間を区切るというのはそれだけ効果があるということです。

まずは、1日の始まりの時間と終わりの時間を決めることで心身健康的なリズムを作り、次に仕事時間など、自分の1日の中で使える時間の配分をどうするかを決め、本当にやるべきことをだけに時間を使えるように、手帳で管理しましょう。

6.絶対にやれば前進することをマンスリー目標に書く

やるべきことをあげようとするとキリがないくらいたくさん思いつくでしょう。

ただ人生の時間は有限なわけで、あれもこれもできません。

だから、

「これをやれば絶対に目標に近づく」というものをいくつか絞り出して、今月はこれをやる、来月はこれ、といった感じで、そこに全力投球します。

「これやったらいいかも?」ではなく「絶対これやるべきだ!」というものです。

手帳のマンスリー目標の欄にでも書き出しておきます。それは、やれば必ず良いことが起きるとわかっている最高の手段なわけです。

やらずにはいられません。最優先事項です。

こういうことって実は、「緊急ではないが重要なこと」だったりします。
よく仕事は以下の4つに分類されるといいますよね。

  • 第一象限:緊急かつ重要なこと・・・誰しもこれは必死になってやります
  • 第二象限:緊急ではないが重要なこと・・・後回にしがちです
  • 第三象限:緊急だが重要ではない・・・重要ではないにもかかわらず急いでやります。そもそもやる必要があるのだろうか
  • 第四象限:緊急でも重要でもない・・・これをやってる人はよほど暇な人でしょう

第二象限は管理が難しいものといわれています。

ですから、

この第二象限をやる時間を1日の中で例えば10〜12時と決めて、その時間は他の仕事は一切やらない、というようにマイルールを設けている人もいます。

この第二象限の中でも本当に重要なことで、これをやれば絶対に結果が出せるというものをピックアップ、手帳にあらかじめ書いておきましょう。やればほぼ100%成果が出るのですから。

こういったやることの優先順位付けと、それをしっかり漏れなくやれるように管理するのも手帳の使い方です。

7.3ヶ月で一旦全部やる

できるだけ短期間で何かしらの実績を作っておきたいものです。

成果が出るのが遅くなればなるほどに、モチベーションも下がりますし、PDCAサイクルを回すのもの遅くなります。

何か指標を決めて、それを3ヶ月以内でクリアしましょう。

手帳には1年を4分割して、1-3月、4-6月、7-9月、10-12月でそれぞれ分けて目標を書きます。もちろん、さらに指標を細分化して1週間単位とかの目標をつくるのもありですが、少し大きな目標を3ヶ月ごとにわけて書いておくとビジョンもぶれません。

1年の目標って、結構長いんですよね。
スタートをきったら、ゴールはできるだけ近い方がいいものです。

マラソンをするより、短距離走を繰り返す感じですね。

短くきれるだけきって、結果を出してフィードバックを得て、PDCAをどんどん回していきましょう。机上の空論を繰り返していると頓挫します。

自分の人生を3ヶ月だけ頑張ってみようかな、ぐらいでいいと思います。やらない人は3ヶ月たっても机上の空論をしています。

8.達成すべき予定は先に入れてしまう

予定が空いていれば無駄な予定が入ってしまうもの。

自分の予定はしっかり先に予約しておきましょう。

よくあるのは、人との予定だけを手帳に書き込むこと。それでは自分の時間が確保できなくなってしまいます。

自分の時間を使おうとする人(例えば無駄な会議をいれようとする人)はたくさんいます。なんども書きますが、“限られた時間を最高パフォーマンスで生きる”ために手帳を使います。

自分の時間は自分でしっかり管理すべき。

とはいえ、

人から予定を尋ねられると、手帳に何も書いていないと「空いてるよ」といってしまいがちですから、しっかりと自分一人の予定も書き込んでおきましょう。

そんなに書き込む予定ないよ、という人もいるかもしれませんが、そんなことはないと思います。洗い出すと山ほどやることあると思いますよ。

仕事だけじゃなくて、自分を高めるための勉強とかも予定に入れてしまえばいいわけです。
例えば経済誌を読むことを毎週のタスクにするのであれば、それを手帳に書き込んでおきましょう。

そういう必要なことは全部書いておくわけです。

人生の時間は有限ですから、、いくら稼いでも時間は増えることはありません。寿命が延びる延びないっていうのはあるかもしれませんが、

例え100年生きたとしても、20代は誰にも共通して最大10年しかありません。そこは普遍です。

理想の人間になる、やりたいことをやる、ためにも自分の時間の価値をしっかりと認識して、限られた時間を最高パフォーマンスで生きましょう。

まとめ

手帳の使い方のポイントを8つ書いてきました。

世の中には様々な手帳があるので、色々使ってみるといいですが、僕は自分に最適化された手帳がなかったので、以前は手帳を自分で作って使っていました。

ここで紹介した方法は必ず手帳でやらなければならないわけではありませんが、多くの人に共通して身近なものといえば手帳ですので、手帳の使い方としてご紹介しました。



プロフィール

田中亮行
アキユキ

フリーランスWebデザイナー・エンジニア歴8年目。主に企業のホームページの企画・デザイン・開発をしています。

ここでは自分の経験から感じたフリーランスにとって役立つ情報を発信しています。また、「やりたいことをやれる自分になりたい」そのために必要な“セルフマネジメント”についても執筆しています。フリーランスとしての生き方にも関係してくることが多いので参考にしてもらえたら嬉しすです(´ε` )

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