セルマネジメントのあれこれ

それは今やるべきことかどうか

そのメール、本当に今すぐに返信が必要?
その電話、本当に今すぐに折り返しが必要?

今やるべきことかどうかを自分で判断する

1日の時間の使い方を細かいところまで意識していくと、今やらなくてもよいことを、あたかも今やるべきことであるかのようにやっていることに気づきます。

メールが来たからといってメールをその場で返す必要はないし、LINEも既読にしたから早く返さないといけないこともありません。Facebookメッセージもしかり。

本当に今やるべきことは何かを把握して、限られた中でより生産的な毎日を送る必要がありますよね。もちろん、自分だけのことを考えてそうすべきといっているわけではなく、他人のことも考える必要はありますが、総じて自分が生産的な毎日を送るように厳しく時間管理をすることは他人に対しても利があるはずだと思います。

メールをすぐ返すというのは、表面的には仕事が早い人で、相手にとっても利がありそうですが、実は目の前のことに集中できていない、生産性が悪いという意味においては、相手にとって利ではなく、害ではないかと思うことがあります。

取引先の人にとって、自分からのメールの返信が早いことよりも、仕事そのもののスピードや質が良質な方が圧倒的に利であるはずです。もちろん、面倒だから、という理由でメールの返信を後回しにすることは、お互いにとってマイナスですが、仕事の優先順位、生産性を考えた上でそうするのであれば、双方にとってよいことではないかと思うわけです。

とりわけ人間というのは目先に見える利をとろうとする習性があります。その辺り、今やるべきこととそうでないことを明確にわける必要はありそうですね。

先日読んだ本にこんなことが書いていました。

興味深いことに、目の前で鳴っている電話にはなんとしても出なければならないと、ほとんどの人が感じる。

中略

今や携帯電話のおかげで、人は1日24時間、一時の休みもなく電話の「奴隷」になり下がっている。
現に、私は最近、飛行場のお手洗いで、立って小便をしながら携帯で話している人を何人も見ている。

なんと呆れたと言うか、哀れではないか。落ち着いて小便もできないようでは、その人は重要な人物というよりは、愚かな人物でしかない。

出典:億万長者の不況に強いビジネス戦略 ダン・S・ケネディ著

電話の「奴隷」、なるほどですね。さすがに僕は電話がかかってきたら出てしまいますが、どうしても途中で中断されたくない作業をするときは電話を見えないところにおいて作業をしています。それから、ほかの記事でも何度も書いていますが、プッシュ通知は全部切っています。

ちなみにこの著者は、電話をすべてアシスタントにつながるようにしていて、そのアシスタントが要件を聞き、リストにまとめ、後日、著者がそのリストに掲載されている人全員と1日にまとめて話すそうです。

つまり著者は電話をする日を決めていて、その日にまとめて電話をするということです。

僕がいきなりこのルールを採用するとお客さんがいなくなると思いますが、自分でこういうルールをつくって、徐々に浸透させることはよい手段だと思います。「電話がかかってきたら電話に出る」という常識を覆していて面白いですよね。

自分の時間を確保する

今って、メーラーとかアプリのプッシュ通知とか、さまざまな情報を受動的に受け取っています。

今やることかどうかを判断する以前の問題、強制的にばんばん通知されるので、

便利だなと思いつつも、自分の時間を確保することが必要な仕事をしているような人は特に、きついですよね。

プッシュ通知を切って、自分のことに集中する時間を確保しましょう。

メールやLINEをチェックする時間を決めておくなど、自分の時間を確保しつつも、連絡に支障がでないレベルで管理できるといいですよ。

本当に急ぎのことなんかは、相手から電話がかかってくるものです。

メッセージ送ったらすぐに読んでもらえるのが当然という風潮(があるとしたら)はどうかと思いますし、そこにとらわれて自分の時間を失ってはもったいないです。

時間って自分の命ですよ。いくら稼いでも時間は稼げませんからね。

これは長生きできるようにしたらいいとかそういう問題でもなく、

例えば今生きているこの30代という時間は10年後にはないわけです。

今だからできることがあるわけですし、その時間を1分足りとも無駄にはできません。

かなり細かい時間の使い方の話になりましたが、今やるべきことかどうかの判断は、こういう根本的な考え方から見直していくと、より精度よく判断ができるのではないかと思います。



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