シンプルなことも複雑なこともシンプルに考える

人生の生産性をあげるためには、複雑なことをシンプルに考える力が必要だと思います。

先日、仕事関係で人のメールを見て、「あ、このメールの打ち方自分に似てるかもしれない」と思ったのと同時に「あまりよくないな」と思ったことがあります。

僕は仕事でメールを打つときに、相手にしっかり伝わるように結構馬鹿丁寧なメールの打ち方をして(常識的な範囲で)長文を送ってしまうようなことがあります。最近は本当に気をつけているのですが。先日見たメールはまさにそういう感じでした。

1.情報を完結に伝える

内容によってはある程度長くなってしまうのは仕方がないかなとは思いますが、僕が気をつけているのは、無駄に丁寧にあれもこれも書いてしまって長くなってしまうメールは送らないように気をつけています。

こちらが持っている情報を事細かくすべて伝えた方が親切だ、その方が調整がうまくいくに違いないと思い、そういうメールになりがちなのですが、果たして相手から見てそれがありがたいメールでしょうか?

あまり情報をあれこれ渡し過ぎても相手にとっては不要な情報があったりします。相手は結論とそれに納得できるだけのシンプルな理由を求めているのにも関わらず、細かい情報がバラバラときてもそれを親切だと思うでしょうか。

自分が相手に渡す情報が相手にとって本当に必要なものであるかは一度考えると良いかもしれませんね。自分の事情を説明するだけの情報ならそれを相手に送りつけるだけ時間の無駄ですし、お互いに余計な仕事を生む可能性があります。

すべてを馬鹿丁寧に伝えるよりは、一つのシンプルな結果+αぐらいがいいのかなと思っていますが、いかがでしょうか。細かい情報や関係性の低い情報は、説明を求められた際にまとめて渡してあげるといいと思います。

2.細かく伝えたくなるのは親切心以外に防衛本能が働いている

色んな情報を出したくなるのは、親切心の裏に自分への防衛本能が多少なりとも含まれていると思います。もっともらしい情報を固めて予防線を張ることで自分のコントロール配下に置こうとする意識が少なくともあると思います。

もちろんコトを優位に進めていく上で、そういうことは必要ですが、無駄にそれが多いとシンプルなことを複雑にしてしまい、キャッチボールのやりとりが遅くなったり、回数が増えることで全体的なスピードダウンに繋がります。

3.賢い人は複雑なこともシンプルに考える

以前、雑誌「プレジデント」にこんな言葉が掲載されていました。

バカは単純なことを複雑にし、賢い者は複雑なことを単純にする

この言葉はずっと覚えていますね。なんせ自分のことを言われているようでしかたがなかったので。昔から物事を難しく考えるくせがあって、勉強とかもどうしてもなかなか先に進まなかったですね。シンプルに考えればいいことを深く考えて、なぜそうなるんだといつも考えるものだから、同じところでずっと止まっていたり、そういう感覚は仕事でも影響がありました。

いい加減スピードがあまりにも遅くて困ったので、割り切るようにしていますし、特にそれで問題もないのでやはり今まで単純なことを複雑に考えすぎていただけなんだろうと思っています。

4.まとめ

相手に情報を伝えるときはもちろん、自分の中で処理するときでも、物事をシンプルに考えるということは、自分の時間を効果的に使えるだけでなく、軸もぶれなくなると思います。シンプルに考えれば生産性もあがります。少ない時間で物事を成し遂げるために必要な考え方かもしれません。

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